O kit para descobrir quanto cada cliente deveria pagar, reajustar sem perder cliente e cobrar à parte o trabalho extra da reforma tributária.
1. Comece aqui: o plano em 1 hora
A maioria dos escritórios define honorário olhando o que o concorrente cobra ou repetindo o valor do primeiro contrato. Depois de alguns anos, o cliente cresceu, contratou gente, emite o dobro de notas — e continua pagando quase o mesmo. Este kit resolve isso em quatro movimentos:
Descubra o seu custo-hora (aba "Custo-hora" da planilha). Sem esse número, qualquer preço é chute.
Calcule o honorário certo de cada cliente (aba "Precificação por cliente"). A planilha mostra quanto cada um está abaixo do que deveria pagar.
Separe a carteira em 3 grupos: dentro da faixa (só o índice do contrato), abaixo até 30% (índice + adequação) e muito abaixo (reajuste em etapas ou conversa individual).
Comunique com os modelos prontos: carta anual, carta da reforma, aditivo e scripts para as objeções.
Regra de ouro: desconto sem tirar nada do escopo é prejuízo. Toda negociação neste kit troca preço por escopo, prazo ou organização — nunca por "fazer o mesmo por menos".
Funciona no Excel, no Google Planilhas e no LibreOffice. As células amarelas são as que você preenche; as brancas são fórmulas e recalculam sozinhas. Os números que vêm preenchidos são só exemplo — troque pelos do seu escritório.
Lança custos do mês (inclusive pró-labore), pessoas que produzem, horas e % produtivo, impostos, inadimplência e margem.
Custo-hora, preço-hora, honorário mínimo e quanto a carteira deixa na mesa por mês e por ano.
Precificação por cliente
Uma linha por cliente: regime, nº de funcionários, nº de notas/mês, nº de lançamentos/mês, horas de atendimento e honorário atual.
Horas por área (fiscal, DP, contábil, atendimento), honorário mensal sugerido, diferença em R$ e em % e a situação de cada cliente.
Serviços avulsos
Ajusta as horas de cada serviço extra e o fator de urgência.
Preço de cada serviço calculado pelo seu preço-hora — e quanto você cobra a menos hoje.
Antes de preencher a carteira, ajuste os tempos médios
No topo da aba "Precificação por cliente" ficam as horas-base por regime e os minutos por nota, por funcionário e por lançamento. Eles vêm com valores de exemplo só para a planilha funcionar. O jeito mais rápido de chegar nos seus:
Escolha 3 clientes "típicos" (um de cada regime que você mais atende).
Durante um mês, anote o tempo que a equipe gasta em cada área com eles (pode ser numa folha simples).
Divida o tempo pelo volume (notas, funcionários, lançamentos) e coloque o resultado na tabela.
Se você já usa controle de horas no sistema, digite as horas reais direto nas colunas de horas, por cima da fórmula.
A lógica é a mesma que qualquer empresa de serviço usa: primeiro você descobre quanto custa uma hora do seu escritório; depois embute imposto, inadimplência e lucro; por fim, multiplica pelas horas que cada cliente consome.
Passo
Conta
No exemplo da planilha
Custos do mês
Equipe + pró-labore + aluguel + sistemas + demais custos
O Código de Ética Profissional do Contador, do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), trata diretamente dos honorários: veda o aviltamento (cobrar valores irrisórios, que desvalorizam o trabalho) e a concorrência desleal, e orienta que os honorários sejam fixados por escrito, em contrato, levando em conta fatores como a complexidade, o tempo e o volume do trabalho. Confira o texto atualizado no site do CFC (cfc.org.br).
Na prática, isso joga a favor de quem precifica com método:
Um preço calculado pelo custo-hora é fácil de explicar e de defender — para o cliente e para você mesmo.
O honorário mínimo da planilha (piso) impede que o escritório aceite cliente "a qualquer preço".
Escopo por escrito (contrato e aditivo) evita o "isso também está incluído, né?".
Use a carta A para quem está dentro da faixa (só o índice do contrato) e a carta B para quem está abaixo do sugerido (índice + adequação ao volume de trabalho). Envie por escrito, com a antecedência que o seu contrato prevê (se ele não prevê, dê pelo menos 30 dias), e guarde o comprovante de envio.
Carta A — reajuste pelo índice do contrato
[Cidade], [data]
À [Razão social do cliente]
A/C [Nome do responsável]
Assunto: Reajuste anual dos honorários contábeis
Prezado(a) [Nome],
Agradecemos a confiança no nosso trabalho ao longo de mais um ano. Neste período, cuidamos da contabilidade, das obrigações fiscais e da folha da [Razão social], cumprindo os prazos e mantendo a empresa em dia.
Conforme a cláusula [nº] do nosso contrato de prestação de serviços, os honorários são reajustados anualmente pelo [índice previsto no contrato, ex.: IPCA] acumulado nos últimos 12 meses, que foi de [x,xx]%.
Assim, a partir de [mês/ano], os honorários mensais passam de R$ [valor atual] para R$ [valor novo], com vencimento mantido no dia [dia] de cada mês. Todos os serviços incluídos no contrato continuam os mesmos.
Seguimos à disposição para qualquer dúvida. Se preferir, podemos conversar por telefone ou em uma reunião rápida.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Nome do escritório] — CRC [nº]
[Telefone] | [E-mail]
Carta B — índice + adequação ao volume de trabalho
[Cidade], [data]
À [Razão social do cliente]
A/C [Nome do responsável]
Assunto: Atualização anual dos honorários contábeis
Prezado(a) [Nome],
Obrigado por mais um ano de parceria. É bom ver a [Razão social] crescer — e é justamente sobre esse crescimento que queremos conversar.
Quando definimos os honorários atuais, em [mês/ano], a empresa tinha [ex.: 2 funcionários e cerca de 80 notas fiscais por mês]. Hoje são [ex.: 6 funcionários e cerca de 200 notas por mês], além de [ex.: mais lançamentos, novos fornecedores, mudança de regime]. Isso aumentou o tempo que a nossa equipe dedica à sua empresa todos os meses, nas áreas [fiscal / departamento pessoal / contábil].
Por isso, a atualização deste ano tem duas partes:
1. o reajuste anual previsto no contrato, pelo [índice previsto no contrato], de [x,xx]%;
2. a adequação dos honorários ao volume atual de trabalho.
Com isso, a partir de [mês/ano], os honorários mensais passam de R$ [valor atual] para R$ [valor novo]. [Opcional: Para facilitar, a adequação será feita em duas etapas: R$ [valor etapa 1] a partir de [mês/ano] e R$ [valor final] a partir de [mês/ano].]
Os serviços continuam os mesmos, e a qualidade e os prazos também. O novo valor é o que nos permite manter a equipe dedicada ao tamanho que a sua empresa tem hoje.
Se quiser, apresento os números em uma conversa de 15 minutos. É só me dizer o melhor horário.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Nome do escritório] — CRC [nº]
[Telefone] | [E-mail]
Aviso curto por WhatsApp (depois de enviar a carta)
Oi, [Nome], tudo bem? Acabei de te enviar por e-mail a carta com a atualização anual dos honorários, que vale a partir de [mês]. Lá eu explico de onde vem o valor. Se quiser conversar sobre ela, me chama aqui que eu te ligo. Obrigado pela parceria!
A reforma tributária do consumo (Emenda Constitucional 132/2023, regulamentada pela Lei Complementar 214/2025) cria a CBS e o IBS, que vão substituir PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS. A transição é longa: 2026 é ano de teste, com os novos tributos informados nas notas fiscais; a CBS passa a valer a partir de 2027; o ICMS e o ISS vão diminuindo enquanto o IBS sobe, até o modelo novo ficar completo em 2033. Durante esses anos, os dois sistemas convivem — e isso é trabalho a mais para o escritório. Confira sempre o cronograma e as regras nas fontes oficiais.
Esse trabalho extra não estava previsto no contrato de ninguém. A carta abaixo explica isso ao cliente e oferece dois caminhos: um pacote mensal de transição ou a cobrança por serviço, conforme a necessidade. Os valores saem da aba "Serviços avulsos" da planilha.
Carta — serviços extras da transição tributária
[Cidade], [data]
À [Razão social do cliente]
A/C [Nome do responsável]
Assunto: Reforma tributária — serviços de transição e honorários
Prezado(a) [Nome],
Como você deve ter acompanhado, a reforma tributária do consumo está em andamento. Os tributos atuais sobre vendas e serviços vão ser substituídos aos poucos pela CBS e pelo IBS, e por alguns anos os dois sistemas vão funcionar ao mesmo tempo. Para a [Razão social], isso significa novas informações nas notas fiscais, novas regras de crédito e mudanças que podem afetar preços e margens.
Para que a sua empresa passe por essa transição sem multas e sem surpresas, vamos precisar de trabalhos que não fazem parte da rotina prevista no nosso contrato, como:
• revisão do cadastro de produtos e serviços e das classificações fiscais;
• orientação para ajustar o emissor de notas fiscais às informações novas;
• conferência das notas e das apurações durante o período em que os dois sistemas convivem;
• simulação do impacto da reforma nos seus preços, custos e margens;
• [se a empresa é do Simples Nacional] análise das opções que a reforma criou para empresas do Simples, para ver se alguma faz sentido para o seu negócio;
• orientação da sua equipe sobre o que muda no dia a dia.
Para esses serviços, oferecemos duas opções:
Opção 1 — Pacote de transição: R$ [valor] por mês, somado aos honorários atuais, de [mês/ano] a [mês/ano], cobrindo os itens acima. Ao final do período, revemos juntos se o pacote ainda é necessário.
Opção 2 — Por serviço: cada trabalho é orçado antes de começar e cobrado somente se for realizado.
A rotina contábil, fiscal e de folha continua exatamente como está, pelos honorários atuais. Para formalizar a opção escolhida, enviaremos um termo aditivo ao contrato.
Peço que nos informe a sua escolha até [data]. Se preferir, podemos conversar antes — será um prazer explicar o que muda para a [Razão social].
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Nome do escritório] — CRC [nº]
[Telefone] | [E-mail]
Como chegar no valor do pacote
Na aba "Serviços avulsos", some as horas dos itens de reforma que esse cliente vai precisar no período.
Multiplique pelo preço-hora e divida pelo número de meses do pacote.
Para clientes com mais notas, mais produtos ou operações em vários estados, use o fator 1,25 ou 1,5 (complexidade).
Use para formalizar o pacote de transição, a inclusão de serviços que hoje você faz "de graça" ou a regra de cobrança dos avulsos. É um modelo de referência: ajuste ao seu contrato principal e, se tiver dúvida jurídica, revise com um advogado.
Termo aditivo — modelo
TERMO ADITIVO Nº [__] AO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS CONTÁBEIS
CONTRATANTE: [Razão social], inscrita no CNPJ sob o nº [__], com sede em [endereço], neste ato representada por [nome], [cargo], CPF nº [__].
CONTRATADA: [Nome do escritório ou do profissional], inscrita no CNPJ sob o nº [__] e no CRC sob o nº [__], com sede em [endereço], neste ato representada por [nome], contador(a), CRC nº [__].
As partes acima, que celebraram em [data] o Contrato de Prestação de Serviços Contábeis (o "Contrato"), resolvem firmar este Termo Aditivo, nas condições abaixo.
CLÁUSULA 1 — OBJETO
Este aditivo inclui no Contrato os serviços extras descritos na Cláusula 2, que não faziam parte do escopo original.
CLÁUSULA 2 — SERVIÇOS INCLUÍDOS
2.1. A CONTRATADA prestará os seguintes serviços adicionais:
a) [ex.: revisão do cadastro de produtos e serviços e das classificações fiscais para a reforma tributária];
b) [ex.: orientação para adequação do emissor de notas fiscais às novas informações exigidas];
c) [ex.: conferência adicional das notas fiscais e apurações no período de transição];
d) [ex.: simulação de impacto da reforma tributária nos preços e margens, uma vez a cada (período)];
e) [outros].
2.2. Os serviços serão prestados com base nas informações e documentos fornecidos pela CONTRATANTE.
CLÁUSULA 3 — SERVIÇOS NÃO INCLUÍDOS
3.1. Continuam fora do escopo do Contrato e deste aditivo, entre outros: [ex.: abertura, alteração e baixa de empresas; declarações de imposto de renda de pessoa física; rescisões; regularização de pendências anteriores à contratação; atendimento a fiscalizações; consultorias e reuniões além de (nº) por mês].
3.2. Os serviços não incluídos serão orçados por escrito antes de começar e só serão executados após aprovação da CONTRATANTE.
CLÁUSULA 4 — HONORÁRIOS
4.1. Pelos serviços da Cláusula 2, a CONTRATANTE pagará à CONTRATADA R$ [valor] ([valor por extenso]) por mês, somados aos honorários do Contrato. [ou: R$ (valor) por serviço realizado, conforme orçamento aprovado.]
4.2. O pagamento seguirá o mesmo vencimento e a mesma forma de pagamento dos honorários do Contrato.
4.3. O atraso no pagamento terá as mesmas consequências previstas no Contrato.
CLÁUSULA 5 — REAJUSTE
O valor deste aditivo será reajustado na mesma data-base e pelo mesmo índice previstos no Contrato.
CLÁUSULA 6 — VIGÊNCIA
Este aditivo vale de [data de início] a [data de fim ou "prazo indeterminado, junto com o Contrato"]. [Opcional: Ao final do período, as partes reavaliarão a necessidade dos serviços.]
CLÁUSULA 7 — OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
A CONTRATANTE se compromete a enviar as informações e documentos necessários até o dia [__] de cada mês e a comunicar previamente mudanças em produtos, serviços, fornecedores ou operações que possam afetar os serviços.
CLÁUSULA 8 — RATIFICAÇÃO
Permanecem em vigor todas as demais cláusulas e condições do Contrato que não tenham sido alteradas por este aditivo.
E, por estarem de acordo, as partes assinam este Termo Aditivo em 2 (duas) vias de igual teor [ou: eletronicamente].
[Cidade], [data].
_____________________________________
CONTRATANTE — [nome e cargo]
_____________________________________
CONTRATADA — [nome], CRC nº [__]
Testemunhas:
1. ____________________ Nome: [__] CPF: [__]
2. ____________________ Nome: [__] CPF: [__]
Dica: mesmo que o cliente não queira o pacote agora, mande o aditivo com a Cláusula 3 (o que não está incluído) e a regra de orçamento prévio. Só isso já acaba com boa parte do trabalho que hoje sai de graça.
Três situações que todo escritório enfrenta no reajuste. Cada uma tem a resposta por WhatsApp, o roteiro para a ligação ou reunião e o que dizer se o cliente insistir. Antes de qualquer conversa, abra a planilha e tenha na mão: quanto o cliente paga, quanto deveria pagar e o que mudou no volume de trabalho dele.
8.1 Cliente reclama do reajuste
O que está por trás: quase sempre, surpresa. O cliente não vê o trabalho do escritório — só vê o boleto subir. A resposta é mostrar o trabalho, com calma e com números.
WhatsApp
Oi, [Nome]! Entendo, ninguém gosta de reajuste — e eu também não gosto de ter que fazer. Quero te mostrar de onde ele vem: desde [ano], a [empresa] passou de [ex.: 2 para 6 funcionários] e de [ex.: 80 para 200 notas por mês]. Isso aumentou bastante o tempo que a nossa equipe dedica à sua empresa todo mês. O valor novo é o que cobre esse trabalho. Posso te ligar 10 minutinhos para te mostrar os números? Qual horário fica bom?
Roteiro para a ligação ou reunião
1. Ouça até o fim, sem interromper. Depois: "Faz sentido você se assustar. Obrigado por me falar direto."
2. Mostre o que mudou: "Quando começamos, eram [x funcionários / x notas / x lançamentos]. Hoje são [y]. Só na folha, isso dá [z] horas a mais por mês."
3. Lembre o que ele não vê: "Este ano a gente [ex.: entregou todas as obrigações no prazo, evitou multa X, cuidou das admissões, orientou na mudança Y]."
4. Explique a conta: "Eu calculo o honorário pelo tempo que cada empresa usa da equipe. O seu valor ficou para trás em relação ao tamanho que a [empresa] tem hoje."
5. Ofereça um caminho (só se precisar): "Para facilitar, posso fazer em duas etapas: R$ [valor] agora e R$ [valor final] em [mês]."
6. Feche com clareza: "Então fica combinado: R$ [valor] a partir de [mês]. Te mando a confirmação por e-mail hoje."
Se ele insistir
[Nome], eu quero muito continuar cuidando da [empresa]. O que eu não consigo é manter o valor atual, porque eu estaria trabalhando abaixo do custo — e, cedo ou tarde, isso aparece na qualidade do atendimento, o que não é bom pra nenhum de nós. O que eu posso fazer é dividir o reajuste em etapas ou rever juntos o que está incluído no serviço. Qual dessas opções funciona melhor pra você?
Não faça:
Pedir desculpas pelo reajuste ou dizer "eu sei que está caro".
Voltar atrás no primeiro "não" — combine etapas, mas mantenha o valor final.
Justificar com problemas do escritório ("meus custos subiram muito"). Fale do trabalho do cliente.
8.2 Cliente pede desconto
O que está por trás: o cliente quer pagar menos, mas raramente quer receber menos. A saída é trocar preço por escopo, organização ou prazo de pagamento — nunca dar desconto "de graça".
WhatsApp
[Nome], consigo pensar em um valor menor, sim — desde que a gente ajuste o que está incluído, para eu não comprometer a qualidade. Tenho duas opções:
1) [ex.: admissões e rescisões passam a ser cobradas à parte, só quando acontecerem]; ou
2) [ex.: você envia todos os documentos organizados pelo sistema até o dia 5 de cada mês, o que reduz o nosso retrabalho].
Com a opção 1, o honorário fica R$ [valor]. Com a opção 2, fica R$ [valor]. Qual faz mais sentido para você?
Quando ele diz: "o outro contador cobra menos"
Pode ser, [Nome] — e eu respeito o trabalho dos colegas. Antes de comparar só o valor, vale comparar o que está incluído. Hoje, pelo seu honorário, a gente faz todo mês: [ex.: contabilidade completa, apuração dos impostos, folha de pagamento de X funcionários, eSocial, obrigações acessórias, atendimento por WhatsApp e reunião trimestral]. Se quiser, te mando essa lista por escrito para você comparar item por item com a proposta que recebeu.
Se ele insistir em desconto sem mudar nada
Entendo, [Nome]. Eu calculo o honorário de cada cliente pelo tempo que a empresa usa da nossa equipe, e o seu valor já está no ponto em que cobre esse trabalho. Se eu der desconto sem mudar nada, estaria sendo injusto com os outros clientes e com a minha equipe. O que posso fazer é [ex.: ajustar o escopo como te falei / parcelar a diferença do reajuste em etapas]. Assim a gente chega num valor que funciona para os dois.
Não faça:
Dar desconto "só para esse mês" — vira o novo preço.
Abaixar o valor sem registrar por escrito o que saiu do escopo.
Entrar em leilão com outro escritório. Preço calculado é preço defendido.
8.3 Cliente ameaça trocar de contador
O que está por trás: às vezes é blefe para conseguir desconto; às vezes é insatisfação real com o atendimento. Descubra qual dos dois antes de oferecer qualquer coisa.
Antes de responder, olhe a planilha. Se esse cliente está muito abaixo do honorário sugerido e não aceita nenhum ajuste, perdê-lo pode aumentar o lucro do escritório e liberar a equipe para clientes que pagam o preço certo.
WhatsApp
[Nome], obrigado por ser direto comigo. Antes de qualquer decisão, eu gostaria de entender melhor: é o valor que está pesando ou tem alguma coisa no nosso atendimento que não está como você esperava? Se tiver, quero saber para corrigir. Podemos conversar 20 minutos [amanhã / esta semana]?
Roteiro para a conversa
1. Pergunte e ouça: "O que fez você pensar em trocar?" Anote tudo. Não se defenda ainda.
2. Separe as coisas:
• Se é atendimento: "Você tem razão em [ponto]. A partir de agora, [ação concreta: um responsável fixo, retorno em até X horas, reunião mensal]."
• Se é preço: "Entendo. Deixa eu te mostrar o que está incluído e de onde vem o valor." (use o roteiro 8.1)
3. Mostre o custo da troca, sem ameaçar: "Trocar de contador dá trabalho: passar documentos, histórico, senhas, explicar tudo de novo. Quero que você faça isso só se valer a pena de verdade."
4. Ofereça um caminho: ajuste de escopo, reajuste em etapas ou um período de [60/90] dias com a melhoria combinada, e depois uma nova conversa.
5. Se a decisão estiver tomada, encerre bem (próximo script).
Se ele decidir sair mesmo
[Nome], respeito a sua decisão e agradeço pelos [x] anos de parceria. Vou fazer uma transição organizada: entrego tudo o que é da [empresa], conforme o nosso contrato, e fico à disposição do novo contador para passar as informações necessárias. Pela cláusula [nº] do contrato, o aviso é de [x] dias, então os nossos serviços seguem até [data]. Se um dia quiser voltar a conversar, a porta está aberta.
Não faça:
Reter documentos ou dificultar a saída. A transição deve seguir o contrato e as normas do CFC sobre a passagem de responsabilidade técnica.
Falar mal do outro escritório.
Oferecer o preço antigo de volta no desespero. Se ele fica pagando abaixo do custo, o problema só muda de data.
Conte a partir da data em que o novo valor começa a valer.
Quando
O que fazer
60 dias antes
Atualizar a aba "Custo-hora" (dissídio, sistemas, aluguel). Preencher a carteira na aba "Precificação por cliente". Separar os clientes nos 3 grupos.
45 dias antes
Conferir no contrato de cada cliente: índice de reajuste, data-base, antecedência do aviso e o que está incluído. Montar a lista de serviços avulsos e o pacote da reforma.
30 dias antes
Enviar as cartas (A, B ou reforma) por escrito e avisar por WhatsApp. Ligar antes para os 5 maiores clientes e para os do grupo "muito abaixo".
15 dias antes
Cobrar resposta de quem não se manifestou. Fazer as conversas individuais com os scripts. Enviar os aditivos para assinatura.
No dia
Atualizar boletos, cobranças recorrentes e o cadastro de honorários no sistema.
30 dias depois
Conferir quem pagou o valor novo. Arquivar cartas, aceites e aditivos assinados.
6 meses depois
Revisar os clientes que ficaram com reajuste em etapas e aplicar a etapa seguinte.
Nenhum cliente novo entra abaixo do honorário mínimo da planilha.
Toda proposta nova já sai com a lista do que está e do que não está incluído.
Todo serviço avulso é orçado por escrito antes de começar.
Cole no Claude, troque o que está entre colchetes e revise o resultado antes de enviar.
Personalizar uma carta
Você é meu assistente no escritório de contabilidade. Adapte a carta de reajuste abaixo para o cliente [nome da empresa], do ramo [ramo], regime [regime]. Dados: paga hoje R$ [valor atual]; o novo valor será R$ [valor novo] a partir de [mês/ano]; o que mudou desde o último reajuste: [ex.: funcionários, notas, lançamentos, novos serviços]; o que entregamos de importante este ano: [lista]. Tom: cordial, firme, sem pedir desculpas, sem jargão técnico. Não invente números nem normas: use só os dados que eu passei.
[cole aqui a carta A, B ou da reforma]
Analisar a carteira
Abaixo está a tabela da minha carteira de clientes, com honorário atual, honorário sugerido e diferença %. Separe os clientes em 3 grupos: (1) dentro da faixa (até 10%), (2) abaixo do sugerido (10% a 30%) e (3) muito abaixo (mais de 30%). Para o grupo 3, sugira um reajuste em 2 ou 3 etapas, com o valor de cada etapa. No fim, diga quanto o escritório passa a faturar por mês e por ano se todos aceitarem. Use só os números da tabela.
[cole aqui as colunas Cliente, Honorário atual, Honorário sugerido e Diferença %]
Treinar a conversa difícil
Quero treinar uma negociação de honorários. Faça o papel de [nome], dono(a) de [tipo de empresa], que paga R$ [valor atual] e recebeu um reajuste para R$ [valor novo]. Ele(a) vai [reclamar do reajuste / pedir desconto / ameaçar trocar de contador]. Seja um cliente realista e um pouco difícil. Responda uma fala por vez e espere a minha resposta. No final, me dê um feedback curto: o que eu fiz bem e o que posso melhorar.